¿Cómo llevar reuniones virtuales exitosas?

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¿Cómo llevar reuniones virtuales exitosas?

¿Te estas migrando a un modo de trabajo virtual y tienes dudas de cómo deberían ser tus reuniones virtuales? estos trucos seguro te ayudarán.

Esta situación de pandemia esta volteando al mundo de cabeza, empresas que ya tenían un sistema parcial de Home Office están batallando para implementarlo ahora con mayor cobertura para otras áreas y a muchas más personas. Mientras que aquellas empresas que no tenían implementado nada en temas de trabajo remoto, tienen un enorme reto por delante.

Si quieres conocer los 5 pasos para implementar un programa de Home office haz clic acá: https://www.idearialab.com/blog/como-implementar-un-programa-de-home-office-en-5-pasos/

Tener reuniones físicas suele tener algunas dificultades y al hacerlas virtuales pueden incluso agravarse. Estoy seguro que ya has estado en reuniones donde suceden estos escenarios:

  • Se hace multitasking durante la reunión y nadie está del todo presente.
  • No se planea el foco de la reunión y se usa el espacio para ponerse al día o hablar de temas aleatorios que traiga cada uno.
  • Se esconden en el anonimato, mientras solo unos pocos llevan la conversación.

Las reuniones tienen 3 momentos, el antes, durante y después, si queremos tener reuniones exitosas debemos pensar en cada uno de estos.

1. Consejos previos a la reunión virtual

Planea tu reunión antes de iniciarla

  • Define el propósito y los objetivos de la reunión y compártelos.
  • Define un tiempo realista y retador, luego comunícalo.
  • Asegúrate de que todas las personas clave este en la invitación.
  • Piensa en una introducción que aporte el contexto suficiente para comenzar la reunión.
  • Usa una agenda para guiar la reunión y define todos los puntos que deberían tocarse.

Conoce la herramienta que usas para tus reuniones virtuales

  • Elige el hardware adecuado para la reunión, por ejemplo, si habrá recursos como tablas o documentos será muy necesario que lo hagas a través de una computadora.
  • Elige el software adecuado para tu reunión virtual, por ejemplo, si será un webinar usa alguna herramienta como Zoho showtime o si será una reunión de colaboración usa Microsoft teams, Skype, etc.
  • Realiza pruebas de conexión, video y audio previo a la reunión.
  • Aprende a compartir pantalla, anexar documentos o enviar mensajes.
  • Realiza pruebas para conocer todas las opciones que proporciona la herramienta, cambiar pantalla, activar y desactivar micrófono o cámara, silenciar a alguien más, etc.

Prepara el ambiente donde tomarás la reunión

  • Ambiente físico: luz, ventilación, fondo visual, fondo auditivo
  • Soporte: agua, café o algún dulce
  • Herramientas complementarias: libreta, pluma, tablet, etc.

2. Consejos durante la reunión virtual

Arranque de la reunión

  • Usa un ice breaker de pocos minutos, para reforzar la relación y no perder la cercanía con tu equipo. (Por ejemplo: el ritual de apertura de Rosas y truenos donde cada uno cuentan algo positivo (rosas) y algo negativo (truenos) que les haya ocurrido en los últimos días).
  • Asegúrate de que todos tengan claro el propósito y los objetivos de la reunión y sino reitéralo.
  • Tengan abiertos los recursos o archivos necesarios para la reunión.

Roles en la reunión

  • Puedes tener un rol de facilitador en la reunión, que se asegure de que la conversación fluya, de que se siga la agenda y de qué se cumpla el objetivo.
  • Utiliza alguna dinámica para evitar alargar los temas o repetir las conversaciones de manera innecesaria. (Por ejemplo: ELMO, el cual es una acrónimo de Enough Let’s move on, se dice “Elmo” o se usa una imagen con un Elmo para expresar que la conversación debería seguir avanzando puesto que ya no se esta aportando nada nuevo se esta desperdiciando el tiempo de la reunión.)
  • Asegúrate de que alguien se encargue de generar la minuta de la reunión, mas adelante hablaremos de eso.

Cámara y micrófono encendidos

  • Las reacciones le agregan realidad a las conversaciones, recuerda que las reuniones virtuales deben sentirse lo mas reales posibles.
  • El tener que arreglarte, hace que sientas el mood de la oficina, lo que propiciara una mejor concentración y atención.
  • Asegúrate de tener la suficiente luz y estar lo suficientemente cerca de tu cámara.
  • Usa audífonos si hay gente a tu alrededor para facilitar la escucha y aportar privacidad de la reunión.
  • El estar visible te compromete a estar más atento y te ayuda a saber si estás conectando con tu mensaje.
  • Desactiva la cámara solo en caso de tener algunas fallas en la conectividad.
  • Desactiva el micrófono sólo si hay mucho ruido a tu alrededor.

Durante la reunión

  • Asegurarte de construir el hilo conductor y de ir concluyendo sobre lo que se va discutiendo.
  • Procura que todos participen, pueden usar votaciones, encuestas o tener una dinámica por turnos para dialogar.
  • Evita las distracciones del entorno.
  • Parte en grupos pequeños, para fomentar opiniones diversas en las discusiones.

3. Consejos al cierre y posterior a la reunión virtual

Finaliza siempre tus reuniones, realizando estas 4 actividades:

  • Concluye recapitulando cuáles son los take aways de la reunión. (Take away es lo que te llevas o lo que aprendiste de la reunión).
  • Define los next steps, que todos tengan claro lo que cada uno tiene que hacer, a raíz de esta reunión.
  • Define un ritual de cierre. (Por ejemplo: El ritual de los 3 compromisos, donde todos al final mencionan en una oración las 3 cosas que harán o que concluyeron).
  • Envía la minuta inmediatamente, te sugerimos hacer una minuta con los 2 primeros puntos, cuales son los take aways y cuales son los next steps de la reunión.

Esta época de crisis nos esta exigiendo reaccionar a las circunstancias de manera acelerada, aprovechemos esta oportunidad no solo para reaccionar sino para transformarnos.

Christian Bautista
Director de laboratorio
Linkedin: christian-bautista-maldonado

 

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