¿Cómo implementar un programa de Home Office en 5 pasos?

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¿Cómo implementar un programa de Home Office en 5 pasos?

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El mundo está cambiando a pasos agigantados y la contingencia del COVID-19 pone sobre la mesa diferentes tipos de desafíos que las empresas deben enfrentar.

Que una empresa pueda hacer Home Office le brinda continuidad al negocio y al mismo tiempo le permite tomar en cuenta las medidas sanitarias que recomiendan diferentes autoridades. El reto no está únicamente en hacer el trabajo de forma virtual, sino también en cómo armar el rompecabezas que le permitirá a la empresa  poner en marcha un plan funcional.

Es común encontrar en México y muchos países de Latinoamérica, empresas que conservan una forma tradicional de operar en la cual se requiera presencia física del personal para realizar las actividades naturales del negocio. Con la contingencia entrando en pleno apogeo, nos encontramos con personas que se resisten a darle la oportunidad a esta forma de trabajar, pero al explorar sobre los principales temores o “dolores” de quienes se oponen, encontramos objeciones de todo tipo, por ejemplo:

¿Cómo sé si en realidad la gente va a trabajar desde su casa?

Esto no funciona en mi empresa porque…. (rellena con cualquier justificación)Tal vez puedo hacerlo con los vendedores, pero no con (rellena aquí el área o función que consideres)

Buena parte de la resistencia tiene relación con una sola palabra… ¡CONFIANZA!Por esta razón, te compartimos los ingredientes claves para un buen Programa de Home Office, resumidos en 5 pasos:

Paso 1. Objetivo del Programa

Comienza por entender lo que quieres lograr con el programa, diferenciando entre la causa y el objetivo. Por un lado, es cierto que la causa en estos momentos pudiera ser la restricción sanitaria, pero el objetivo puede ser muy diferente. 

Por ejemplo, puedes tener objetivos internos: ¿Enviaremos a Home Office para cuidar la salud de los colaboradores?, ¿lo haremos para asegurarnos que los procesos clave se realicen durante este período? También puedes tener objetivos externos: ¿lo haremos para mantener nuestro nivel de servicio a los clientes?

Dentro de estas interrogantes, es importante que definas con claridad cual es el objetivo por el cual tu empresa estará haciendo Home Office, para que en lugar de ser una reacción ante los eventos que están sucediendo tenga un propósito definido, mismo que deberás comunicar a tu equipo de trabajo.

Paso 2. Procesos y Personas

Identifica cuáles son los procesos que conviene y que puedes mandar a Home Office. Por ejemplo, puedes seleccionar un proceso que involucre a varias personas aunque esto no signifique que todas las personas deban trabajar desde casa. 

Piensa en cada uno de los procesos que tienes en tu empresa y analiza cuales procesos seguirían funcionando igual y cuales funcionarían incluso mejor si se realizan desde casa. Algunas interrogantes que pueden ayudarte en este razonamiento son: ¿Qué departamentos pueden trabajar desde casa sin afectar la operación? ¿Qué actividades requerirían un esquema de guardias? ¿Podemos adelantar vacaciones a algunas personas?¿Tendríamos impacto comercial si trabajamos desde casa?

Algunas empresas tienen procesos clave de producción. En estos casos necesitas definir qué procesos pueden operar de manera remota y cuales requieren presencialidad considerando horarios rotativos, flexibles o esquema de guardias, con el mínimo de personal requerido.

Paso 3. Modelo de trabajo

Una vez tienes definidos pasos 1 y 2, debes definir el modelo de trabajo que estarás utilizando. Esto es la manera organizada y sistematizada que contempla:

  • Roles y responsabilidades
  • Eventos y ritmos
  • Instrumentos y controles

Tener un marco de trabajo ágil te permitirá definir un orden específico en el cual se realizarán las tareas. Necesitas definir los objetivos y prioridades del negocio, para que las personas involucradas puedan comprender con claridad y comunicarlo al resto de la organización.

Paso 4. Plataformas y herramientas

Partamos de que necesitas dos tipos de herramientas: Comunicación y colaboración. Cuando hablamos de la primera, piensa que si por lo general requieres de una sala de juntas en tu empresa, necesitas definir cómo será la sala de juntas virtual. ¿Necesitas realizar videollamadas con el equipo?, ¿requieres juntas uno a uno?, ¿utilizas algún chat con el equipo o con tus clientes? Puedes pensar en las diferentes alternativas que tienes disponible en el mercado, cuales son las que ya utilizas y si estás sacando el mayor provecho de las plataformas que ya tienes.

Sobre las herramientas de colaboración, necesitas identificar si requieres un CRM para llevar el registro de las interacciones que tienes con tus clientes, si requieres un espacio para organizar tus tareas llevando seguimiento a los proyectos de la empresa o si requieres carpetas en la nube que te  permitan guardar e intercambiar documentos con tu equipo de trabajo. De las diferentes opciones que existen, la mayoría de herramientas cuentan con un plan gratuito o un período de prueba, el cual te servirá para identificar aquellas herramientas que mejor se adapten a tu necesidad.

Paso 5. Reglas del juego

Por último, es importante que definas cuales son las reglas del juego con las que funcionará tu Plan de Home Office.

En este paso, debes considerar al menos lo siguiente:

1.- Horario: 

¿Cómo piensas que conviene mejor el horario? Manteniendo el horario de oficina, pidiendo a tus colaboradores que se mantengan disponibles en ese período. Otra manera es basado en cumplimiento de tareas, en el cual el horario pasa a un plano secundario.

2.- Código de vestimenta:

Define si pueden permanecer vestidos con ropa cómoda de casa en cualquier momento y/o si deben mantener un código mínimo de vestimenta para cuidar una imagen al momento de realizar conferencias con clientes.

3.- Uso de cámara:

¿Las reuniones de trabajo y con clientes, serán con cámara encendida o apagada?

4.- Computadora portátil

En caso que la persona no cuenta con una computadora portátil, ¿la empresa le puede dar una para trabajar desde casa?, ¿puede utilizar su computadora personal?, ¿es una limitante para trabajar desde casa?

5.- Conexión a internet

¿Cuenta con una buena conexión a internet desde casa?, ¿cuál es el plan en caso que se caiga la conexión en casa?, ¿podría la empresa subsidiar total o parcialmente la cuota de internet?

6.- Métricas o kpi’s

Identifica cuales son los indicadores que te permitirán conocer la gestión que está realizando la persona. 

Ahora que hemos planteado estos 5 pasos, cuentas con elementos suficientes para diseñar tu plan de Home Office o hacer ajustes al que ya tienes

Si tienes alguna duda, necesitas ayuda o simplemente quieres comentar sobre este post, mándame una nota a orlando@idearialab.com y me pongo en contacto contigo 🙂

También puedes escuchar nuestro podcast para aprender más sobre como hacer Innovación en tu empresa https://open.spotify.com/show/3FEPnR1sAPerHRRqRp6dOk?si=nNEbsRaFSkSDNbNFVyG8sg

 

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